IV- Requerimientos de automatización.

Exposición de Motivos:

En el MPPEU con la intención de dar un mejor servicio a los usuarios y usuarias que acceden a su portal web, específicamente a la ventana laboral universitaria, siendo esta una herramienta clave en la ejecución del Plan de Inserción Laboral Universitaria, la misma requiere actualizarse para ofrecer información y mecanismos viables de fácil acceso que permitan el cumplimiento de sus fines. Por tal razón, el objetivo que se plantea el Proyecto de UniE-mpleo para el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria es:  

Generar una propuesta en el proceso de información y registro sobre las ofertas en el área laboral del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria a través de la actualización de la ventana laboral universitaria de su portal en la web para la óptima ejecución del Plan de Inserción Laboral Universitaria.

           

   En correspondencia con el objetivo formulado, el MPPEU debe:

- Crear un proceso de automatización para el registro de la población que solicita empleo, mediante el uso de las tecnologías de información y comunicación.

-  Planificar un diseño del proceso o los procesos que requiere el registro. 

- Articular con organismos y entes del Estado para mantener actualizada las ofertas laborales con las que cuentan.                                       

-   Mantener comunicación directa con oficina de tecnología del MPPEU para la creación en conjunto del proceso de actualización y registro que se realizará.

Con la propuesta planteada se mejoraría:

-  La información que se presenta en la ventana laboral universitaria sería actualizada, lo cual permitiría la ejecución eficiente del plan (mejorarían los tiempos).

- Tanto estudiantes, egresados universitarios y sector empleador contaría con un registro automatizado que permitiría facilitar los procesos en la oferta y búsqueda de empleo.

- El MPPEU, otros organismos  entes contarían con una data general tanto de población en busca de empleo como de ofertas en el sector empleador.

La automatización se realizará en tres (3) aspectos fundamentales:

- Registro de estudiantes y egresados universitarios por áreas disponibles: Se diseñará una planilla o formulario de registro por la web dirigida a estudiantes y egresados universitarios interesados en ingresar al campo laboral por áreas disponibles u ofertadas. 

- Registro del sector empleador: Se diseñará una planilla o formulario de registro por la web dirigida al sector empleador que se encuentre interesado en ofertar plazas en el área laboral.

- Proceso de selección por puestos vacantes, período de entrevistas y posterior contratación.

Proceso de selección: 

   Para lograr el éxito y/o el cumplimiento a cabalidad de los objetivos de la Administración Pública, permitiendo así el desarrollo de la economía de nuestro país, es necesario contar con personal capacitado, con habilidades, y deseos de lograr los objetivos de los organismos a los cuales pertenecen.

   Mediante el proceso de selección se podrá contar con la seguridad de que en las organizaciones ya sean públicas o privadas cuentan con el personal adecuado para lograr el éxito. Está seguridad se logra aplicando cada uno de los pasos del proceso de selección, adecuadamente, obteniendo así a la persona idónea para desempeñar con éxito las funciones de un puesto determinado.

Por tanto definiremos el Proceso de Selección de la siguiente forma:

“El proceso de selección es una secuencia de pasos a realizar, con la finalidad de obtener aquella persona que reúna aquellos requisitos necesarios para ocupar un determinado puesto. Dichos pasos deben llevarse al pie de la letra con el fin de evitar errores al momento de realizarse, puesto que si se omite un paso se corre el riesgo de no obtener el éxito deseado al momento de realizarla”.

Pasos del Proceso de Selección:

1. Puesto vacante.

 Independientemente del tipo o giro que sufra cualquier organismo tanto público como privado, siempre cuando se realice el proceso de selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es ocupado por nadie, bien sea resultante de puestos dejados por otros funcionarios o empleados, o mediante realización de concursos públicos para cargos de carrera, creados por la necesidad de emplear al personal requerido.

 2. Requerimiento.

Una vez que se cuenta con un puesto vacante, es necesario dar a conocer la existencia de este, la cual se da por medio del requerimiento que se realizada por el jefe inmediato que solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al encargado de realizar el proceso de selección.

3. Análisis de puesto.

El análisis de puesto constituye uno de los 3 elementos esenciales para lograr el objetivo del proceso de selección. Éste es una herramienta necesaria que se debe de tomar en cuenta, puesto que, con él se obtiene el perfil, habilidades y demás que requiere el puesto para ser desempeñado de manera efectiva.

4. Solicitud de empleo.

La solicitud de empleo permite que el aspirante tenga una mayor cercanía con las organizaciones que posean vacantes, igualmente sucede con las organizaciones, permitiendo conocer datos del solicitante. Este es un formato que contiene los datos generales del aspirante, el sueldo que aspira, trabajos anteriores, dirección, entre otros más.

 La solicitud permite que la organización se forme una impresión muy general del aspirante, se considera muy importante para establecer contacto entre el solicitante y la organización.

 5. Entrevista.

 Una vez que se cuenta con un número determinado de solicitudes, se escoge aquellos que estén lo más cercanamente posible a reunir los requisitos indispensables para el puesto. Posteriormente se pasa a la entrevista.

La entrevista es un recurso del que se basa la organización para conocer más datos relevantes sobre el candidato, a través, de una serie de preguntas que se le hacen a la persona que solicita el puesto.

6. Informe de la entrevista.

 Ya realizadas las entrevistas correspondientes es necesario proceder a un informe de ello, con el objetivo de no emitir información dada por el candidato.

 Generalmente, cada organización tiene su propio formato, pero, por lo general contiene: apariencia personal, condiciones físicas, deseo que presenta, entre otros.

 También es necesario que en ese mismo reporte se dé una autoevaluación del entrevistador, puesto que la actitud que presentó éste será factor que marque el transcurso de la entrevista.

7. Pruebas de idoneidad o psicológicas.

 Existen diferentes tipos de prueba psicológicas que se pueden aplicar a los solicitantes, pero en definitiva todas ellas se utilizan para medir las habilidades y capacidades con las que cuenta.

Son en forma de test, donde se presenta una pregunta con diversas opciones entre las cuales sólo una puede ser elegida.

8. Pruebas de trabajo.

Otra de las pruebas empleados por las organizaciones son las pruebas de trabajo, las cuales consisten en proporcionarle al aspirante las herramientas o técnicas que sean necesarias para desarrollar las actividades del puesto. Es necesario corroborar los datos que proporcionó el prospecto, pero de una manera más práctica.

Por lo general en la Administración Pública este periodo comprende tres (3) meses, luego de ello, se procede a renovar el contrato, si de contratos se habla, o a formalizar el ingreso como puesto fijo dentro de la organización.

 9. Examen médico.

 Este examen es el medio por el cual se conoce el estado de salud del candidato por lo que debe ser aplicado con carácter obligatorio.

10. Estudio socioeconómico.

Este paso a seguir en el proceso de selección es definido como el estudio que es realizado para conocer la situación económica del solicitante, capacidad crediticia y posibles antecedentes penales.

 Suele darse que las organizaciones no le otorguen gran valor a este paso, sin embargo, consideramos que es muy necesario aplicarlo a aquellos puesto que tengan como responsabilidad hacerse cargo de dinero, en especial en la Administración Pública a la hora de otorgar cargos denominados de confianza, en donde recae sobre éste, gran responsabilidad en el desarrollo de la organización para la cual fue empleado, que impactaría directamente en el bienestar del país.

11. Contratación.

Consiste en notificarle a la persona que se eligió para ocupar el puesto vacante. Se puede decir que es aquí donde se establece una relación más formal con el nuevo empleado.

12. Control del proceso de selección.

 Se puede definir este último paso como la verificación del proceso de selección mediante evaluaciones periódicas que se le hacen al nuevo empleado. El objetivo radica en constatar si el proceso de selección tuvo el éxito deseado por la organización y si cumplió con su objetivo.

En la Administración Pública se estila la realización de “Evaluaciones” que son efectuadas por el jefe inmediato y dependiendo de la misma se podría inferir el futuro del empleado, por lo general si es positiva, equivale a una remuneración extra (bonificación), y si es negativa puede incurrir en llamado de atención, al ser repetitivo esta situación se puede abrir un procedimiento administrativo en contra del empleado por no cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado.

 Si omitimos uno de estos pasos podemos correr el riesgo que el objetivo del proceso de selección no se cumpla y caer erróneamente en el concepto del proceso de selección.

Ventajas del proceso de selección.

Al realizar adecuadamente el proceso de selección se pueden obtener una serie de ventajas que se traducen en beneficios para las empresas.

· Contratar a la persona adecuada para el puesto adecuado.

· Realizar una contratación con el 100% de éxito.

· Disminuir el índice de rotación en las organizaciones.

· Contar con personal que se encuentre más comprometido con la organización.

· Obtener personas que se sientan satisfechas con las actividades que desempeña.

· Evitar costos.

· Conocer al nuevo empleado en todos los aspectos.

· Informarle al candidato de los beneficios al integrarse a la empresa.

Desventajas del proceso de selección.

Como pudimos ver son múltiples las ventajas que obtiene la organización al realizar el proceso. Por consiguiente, no se pueden encontrar desventajas si el proceso de selección se administra de una forma adecuada tomando en consideración cada uno de los pasos explicados anteriormente.

Podría encontrarse desventajas si este proceso no se realiza de manera correcta, lo que se podría manifestar en pérdida de costos, tiempo y esfuerzo por parte de la organización.

 Muchas personas consideran que al aplicar este proceso la organización pierde mucho, sin embargo los beneficios sólo se podrán observar si el proceso se realiza en forma óptima y con el transcurso del tiempo al poder contar con un buen desempeño del nuevo empleado

 Alcance:

-      La propuesta UniE-mpleo está dirigida exclusivamente a estudiantes y egresados universitarios que se encuentran interesados en ingresar al campo laboral, así como al sector empleador (especialmente público, otros organismos y entes) que estén en la búsqueda de nuevos ingresos de acuerdo a las plazas disponibles por áreas específicas. 

    Requerimientos de Tecnología:

• Preparación (no se requiere mayor preparación técnica).
• Modificaciones del portal web de MPPEU, específicamente de la ventana laboral universitaria.
• Diseño de las planillas o formularios de registros para estudiantes, egresados universitarios y sector empleador.
• Pruebas del sistema al término de las modificaciones realizadas en la ventana laboral universitaria, y de forma permanente durante su ejecución.

                   

   Tiempos de ejecución del proyecto:

• Preparación: Cinco semanas a partir del inicio.
• Modificaciones del portal web de MPPEU, específicamente de la ventana laboral universitaria: Una semana.
• Diseño de las planillas o formularios de registros para estudiantes, egresados universitarios y sector empleador, entrevistas. Dos semanas.
• Pruebas del sistema al término de las modificaciones realizadas en la ventana laboral universitaria, y de forma permanente durante su ejecución: Desde el principio y de forma permanente.